3+1 τρόποι να προγραμματίσετε καλύτερα τον χρόνο σας

Μια περίληψη της βιβλιογραφίας σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου από το Harvard Business Review περιγράφει τρία στοιχεία της διαχειριστή του χρόνου:

• Συνειδητοποίηση: εύλογη εκτίμηση του χρόνου που θα χρειαστεί κάτι
• Οργάνωση: καταγραφή, ιεράρχηση και παρακολούθηση των στόχων και των συγκεκριμένων εργασιών
• Προσαρμογή: προσαρμογή στις διακοπές και στις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες

Μεταξύ των ανθρώπων που έχουν πρόβλημα με την διαχείριση χρόνου, έχει παρατηρηθεί ένα τέταρτο συστατικό της διαχείρισης χρόνου: σεβασμός. Οι ίδιοι νοιάζονται για τους ανθρώπους που θα επηρεαστούν από τη διαχείριση του χρόνου τους.

Θα σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε κάθε ένα από τα τέσσερα συστατικά στοιχεία λίγο καλύτερα και θα σας προτείνουμε τρόπους για βελτίωση:

1. Επίγνωση

Ορισμένοι από τους ανθρώπους που έχουν το συγκεκριμένο πρόβλημα χάνουν την αίσθηση του χρόνου. Αναρωτιούνται πού πάνε τα λεπτά, οι ώρες, ακόμη και οι ημέρες. Έχουν βοηθηθεί παίζοντας δύο “παιχνίδια”. Και τα δύο χρησιμοποιούν ένα χρονόμετρο, είτε αυτό στο τηλέφωνό σας, είτε το χρονόμετρο στο ρολόι σας, είτε ένα χρονόμετρο κουζίνας.

Το παιχνίδι μαντεψιάς για σύντομο χρόνο: Ρυθμίστε το χρονόμετρο για δύο λεπτά. Ελέγξτε το όταν νομίζετε ότι έχουν περάσει 30 δευτερόλεπτα και ξανά στα 90 δευτερόλεπτα. Επαναλάβετε αυτό μέχρι να μπορείτε πάντα να φτάνετε αρκετά κοντά.

Το παιχνίδι μαντεψιάς για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα: Για τις επόμενες δραστηριότητές σας, γράψτε την εκτίμησή σας για το πόσο χρόνο νομίζετε ότι θα χρειαστεί η κάθε εργασία. Για παράδειγμα:

• Πηγαίνετε με το αυτοκίνητο στη δουλειά: 45 λεπτά
• Ετοιμαστείτε να ξεκινήσετε την πρώτη εργασία: 15 λεπτά
• Απαντήστε στο email: 20 λεπτά
• Γράψτε το πρώτο προσχέδιο της έκθεσης: 90 λεπτά

Τώρα, καταγράψτε πόσο χρόνο χρειάστηκαν στην πραγματικότητα οι εργασίες. Συνεχίστε να παίζετε αυτό το παιχνίδι εικασιών μέχρι οι εκτιμήσεις σας να είναι συνήθως εντός 10 έως 20 τοις εκατό.

2.Διευθέτηση

Άλλοι έχουν υιοθετήσει το σύστημά της παρακολούθησης των εργασιών. Οι χρονικά ευαίσθητες εργασίες (για παράδειγμα, τα ραντεβού με άλλους) μπαίνουν στο ημερολόγιό σας για την εβδομάδα. Οτιδήποτε θέλετε να κάνετε την επόμενη ημέρα ή τις επόμενες δύο ημέρες αλλά δεν χρειάζεται να γίνει σε συγκεκριμένη ώρα μπαίνει σε έναν κύβο σημειώσεων 3×3. Και τα δύο βρίσκονται στο γραφείο σας και τα ελέγχετε συχνά κατά τη διάρκεια της ημέρας σας.

Αν δεν δουλεύετε από το σπίτι, θα μπορούσατε να χρησιμοποιούσατε το ημερολόγιο Google του τηλεφώνου σας για τις εργασίες με χρονικό περιορισμό και τις σημειώσεις του κινητού για τις εργασίες που δεν έχουν χρονικό περιορισμό. Φυσικά, πρέπει να αποκτήσετε τη συνήθεια και να γράφετε όλες τις εργασίες σας και να ελέγχετε αυτή τη λίστα κατά τη διάρκεια της ημέρας.

3. Προσαρμογή

Συχνά, αντιλαμβανόμαστε μια εργασία που έχει υψηλότερη προτεραιότητα από την εργασία που κάνουμε. Πολύ συχνά, αποφασίζουμε αντανακλαστικά να αναβάλουμε την εργασία υψηλότερης προτεραιότητας επειδή θέλουμε να κλείσουμε την εργασία που δουλεύουμε. Ή αναβάλλουμε την πιο σημαντική εργασία επειδή η τρέχουσα είναι πιο ευχάριστη. Ή αποσπάται η προσοχή μας από μια σκέψη ή από κάποιον. Αυτό μπορεί να σας βάλει στον πειρασμό να αφιερώσετε ένα λεπτό για να αφεθείτε στον περισπασμό. Αλίμονο, πολύ συχνά, η απόσπαση της προσοχής διαρκεί πολύ περισσότερο από ό,τι συνειδητοποιούμε.

Τα άτομα που αντιμετωπίζουν την διαχείριση χρόνου βρίσκουν χρήσιμο να παραμείνουν σε εγρήγορση για μια στιγμή αλήθειας: τη στιγμή που αντιλαμβάνεστε μια εργασία υψηλότερης προτεραιότητας ή έναν περισπασμό. Ο στόχος είναι να αποφασίσετε συνειδητά, όχι αντανακλαστικά, αν είναι σοφό να ολοκληρώσετε την τρέχουσα εργασία σας πριν στραφείτε στην υψηλότερης προτεραιότητας και αν θα επιτρέψετε την απόσπαση της προσοχής, και αν ναι, για πόσο καιρό θα την αφήσετε να σας αποσπάσει την προσοχή.

4. Σεβαστείτε το

Ορισμένα από τα προβλήματα διαχείρισης του χρόνου προέρχονται από τον ανεπαρκή σεβασμό προς τα θύματα της κακής διαχείρισης του χρόνου τους. Για παράδειγμα, υπάρχει το άτομο που περιμένει την απάντησή σας στο email του. Ή κάποιος που σας περιμένει όταν είτε αργείτε είτε δεν εμφανίζεστε.

Οι περισσότεροι από εκείνους τους ανθρώπους δεν σέβονται σκόπιμα τα θύματά τους. Συνήθως, απλώς δεν το έχουν γράψει στη λίστα με τις δουλειές τους ή δεν ελέγχουν τη λίστα αρκετά συχνά. Ή τους αρέσει να προσπαθούν να στριμώξουν τόσα πολλά πριν από τα ραντεβού τους που αργούν.

Αυτό που τους έχει βοηθήσει είναι να μπαίνουν στη θέση των θυμάτων τους: Πώς θα αισθανόταν ο ίδιος; Κάποιοι συνηθίζουν να λένε ότι τα θύματά τους συχνά τους απαντούν: “Δεν πειράζει, μην ανησυχείς που άργησες”. Αλλά ιδιωτικά, μπορεί να αισθάνονται τουλάχιστον λίγο υποτιμημένοι αν δεν απαντάτε στο email τους ή αν αργείτε.

Από μια ρεαλιστική άποψη, μπορεί επίσης να βοηθήσει να θυμάστε ότι η έλλειψη σεβασμού μπορεί να έχει επιπτώσεις στην καριέρα και την προσωπική σας ζωή.

Θέλετε, λοιπόν, να δοκιμάσετε κάποιο από αυτά τα εργαλεία για τη βελτίωση οποιουδήποτε από τα τέσσερα συστατικά στοιχεία της διαχείρισης του χρόνου – συνειδητοποίηση, διευθέτηση, προσαρμογή ή σεβασμός;